La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est un dispositif instauré par la loi depuis le 1er janvier 2009. Elle a pour objectif de faciliter les démarches administratives liées à l’embauche d’un salarié et de lutter contre le travail dissimulé. Grâce au développement du numérique, il est désormais possible d’effectuer cette démarche en ligne, permettant ainsi aux employeurs de gagner du temps et d’assurer une meilleure traçabilité des informations transmises. Cet article vous informe sur les obligations en matière de DPAE, les étapes pour effectuer cette déclaration en ligne, ainsi que les avantages et inconvénients de ce dispositif.
Qu’est-ce que la Déclaration préalable à l’embauche ?
La Déclaration préalable à l’embauche ou DPAE est une formalité obligatoire que doit accomplir tout employeur avant d’embaucher un salarié sous contrat de travail à durée indéterminée (CDI), contrat à durée déterminée (CDD), contrat d’apprentissage ou contrat de professionnalisation. Elle vise à regrouper plusieurs formalités administratives en une seule démarche, dont la déclaration auprès de l’Urssaf, la demande d’immatriculation du salarié à la sécurité sociale et la demande d’affiliation aux régimes de retraite complémentaire et de prévoyance.
La DPAE doit être effectuée auprès de l’Urssaf dont dépend l’établissement où le salarié sera employé. Si elle n’est pas réalisée, l’employeur s’expose à des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 45 000 euros d’amende et trois ans d’emprisonnement en cas de travail dissimulé.
Comment réaliser une DPAE en ligne ?
Pour effectuer une DPAE en ligne, l’employeur doit se rendre sur le site de l’Urssaf et créer un compte dans la rubrique « Employeurs ». Une fois connecté, il pourra accéder à un formulaire électronique qu’il devra remplir avec les informations relatives au salarié embauché et à son contrat de travail. Les informations requises sont notamment :
- Les coordonnées de l’employeur et du salarié
- Le numéro SIRET de l’établissement employeur
- Le type de contrat (CDI, CDD, etc.)
- La date et l’horaire d’embauche prévus
- La durée du contrat si celui-ci est à durée déterminée
- La convention collective applicable au poste occupé par le salarié
Une fois le formulaire complété, l’employeur doit le transmettre électroniquement à l’Urssaf. Il recevra ensuite un accusé de réception par courrier électronique attestant que sa déclaration a bien été prise en compte. Ce document doit être conservé par l’employeur, car il pourra lui être demandé en cas de contrôle.
Quels sont les avantages et inconvénients de la DPAE en ligne ?
La réalisation d’une DPAE en ligne présente plusieurs avantages pour les employeurs :
- Gain de temps : la démarche est plus rapide que le dépôt d’une déclaration papier, car il n’est pas nécessaire de se déplacer ou d’envoyer un courrier.
- Simplification des démarches : la DPAE regroupe plusieurs formalités administratives en une seule déclaration, réduisant ainsi le nombre de documents à remplir et à transmettre aux différents organismes.
- Traçabilité : l’accusé de réception électronique permet de prouver que la déclaration a bien été effectuée dans les délais impartis.
- Sécurité : les informations transmises sont cryptées et protégées, garantissant ainsi leur confidentialité.
Néanmoins, la DPAE en ligne peut également comporter quelques inconvénients :
- Dysfonctionnements techniques : comme tout système informatique, le site de l’Urssaf peut rencontrer des problèmes techniques rendant momentanément impossible la réalisation d’une DPAE.
- Difficultés d’accès : certaines entreprises situées dans des zones rurales peuvent ne pas disposer d’une connexion internet suffisamment performante pour effectuer cette démarche en ligne.
Même si ces inconvénients peuvent constituer des freins à l’adoption de la DPAE en ligne, il convient de rappeler que la dématérialisation des démarches administratives est une tendance qui s’accélère et qui devrait se généraliser dans les années à venir. Les employeurs sont donc encouragés à franchir le pas et à adopter cette solution pour simplifier et sécuriser leurs démarches d’embauche.
La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en ligne représente une avancée significative en matière de simplification des démarches administratives liées à l’embauche d’un salarié. Elle offre aux employeurs un gain de temps considérable, une meilleure traçabilité des informations transmises et une sécurité accrue des données échangées. Malgré quelques inconvénients, la DPAE en ligne est appelée à se généraliser et constitue une étape clé dans la digitalisation des processus RH.