Les frais kilométriques représentent un enjeu majeur pour les entreprises et leurs salariés. Pourtant, leur gestion peut s’avérer fastidieuse et chronophage. Automatiser le suivi des frais kilométriques apparaît alors comme une solution efficace pour optimiser cette tâche administrative et ainsi gagner du temps et de l’argent. Cet article vous propose de découvrir les avantages et les enjeux liés à cette automatisation.
Qu’est-ce que le suivi des frais kilométriques ?
Le suivi des frais kilométriques consiste à répertorier l’ensemble des déplacements professionnels effectués par un salarié avec son véhicule personnel ou un véhicule de fonction, dans le but de se faire rembourser ces frais par l’entreprise. Cette indemnisation est calculée selon un barème fixé par l’administration fiscale, qui prend en compte la puissance du véhicule, la distance parcourue et certaines dépenses inhérentes à l’utilisation du véhicule (carburant, entretien, assurance). Le suivi des frais kilométriques permet donc aux entreprises de justifier ces dépenses auprès de l’administration fiscale, mais aussi d’améliorer la gestion et le contrôle de leurs coûts.
Les limites du suivi manuel des frais kilométriques
Traditionnellement, le suivi des frais kilométriques s’effectue de manière manuelle : le salarié doit tenir un registre de ses déplacements, indiquer les dates, les lieux, les distances parcourues et les motifs professionnels des trajets. Il doit ensuite transmettre ces informations à son employeur, qui se charge de calculer et d’effectuer le remboursement. Cette méthode présente plusieurs inconvénients :
- Elle est chronophage pour le salarié et l’employeur, qui doivent consacrer du temps à la saisie, au contrôle et au traitement des données.
- Elle est sujette à des erreurs : oublis, erreurs de saisie ou de calcul, fraude… Autant de risques qui peuvent engendrer des litiges entre l’entreprise et le salarié ou des redressements fiscaux.
- Elle ne permet pas une optimisation des coûts : sans un suivi rigoureux et automatisé, il est difficile pour l’entreprise d’identifier les sources d’économies potentielles (optimisation des trajets, renégociation des contrats d’assurance…).
L’automatisation du suivi des frais kilométriques : une solution innovante
Pour pallier ces problèmes, de nombreuses entreprises ont recours à des solutions d’automatisation du suivi des frais kilométriques. Ces outils informatiques permettent de simplifier la gestion des déplacements professionnels en automatisant la collecte, le traitement et le contrôle des données. Concrètement, ils fonctionnent généralement grâce à une application mobile, que le salarié installe sur son smartphone. À chaque déplacement professionnel, l’application enregistre automatiquement les données de trajet (date, lieu, distance) et les transmet à un logiciel de gestion, qui se charge de calculer les frais kilométriques et d’établir les remboursements.
Les avantages de l’automatisation du suivi des frais kilométriques
Opter pour une solution d’automatisation du suivi des frais kilométriques présente plusieurs avantages :
- Elle permet de gagner du temps : fini la saisie manuelle des données et les contrôles fastidieux ! Les informations sont collectées automatiquement et traitées en temps réel, ce qui facilite la tâche du salarié comme celle de l’employeur.
- Elle réduit les risques d’erreur : l’automatisation limite les erreurs de saisie ou de calcul et permet un contrôle plus rigoureux des données. De plus, certaines solutions proposent également des fonctionnalités d’alerte en cas de dépassement de seuils (kilométrage annuel, coût total…) ou de non-conformité aux règles fiscales.
- Elle favorise une meilleure gestion des coûts : grâce à un suivi automatisé et centralisé, l’entreprise dispose d’une vision globale et précise de ses dépenses liées aux déplacements professionnels. Elle peut ainsi identifier les sources d’économies potentielles (optimisation des trajets, renégociation des contrats d’assurance…) et mettre en place des actions correctives.
- Elle améliore la satisfaction et la motivation des salariés : en simplifiant le suivi des frais kilométriques, l’automatisation facilite la vie des salariés et leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier. Elle contribue ainsi à renforcer l’engagement et la fidélité des collaborateurs.
Automatiser le suivi des frais kilométriques est donc une solution efficace pour optimiser cette tâche administrative et gagner du temps et de l’argent. En adoptant cette démarche, les entreprises peuvent améliorer leur gestion des coûts, réduire les risques d’erreur et de fraude, mais aussi renforcer la satisfaction et la motivation de leurs salariés.